급여대장(임금대장) 쓰는 법: 법정 기재사항 10가지와 3년 보존
급여대장은 법에서 "임금대장"이라고 부르는 회사 보관용 장부예요. 임금을 줄 때마다 직원별로 적고 3년 동안 보관해야 해서, 처음부터 법정 항목에 맞춘 표를 쓰는 것이 가장 편해요.
급여대장은 무엇이고 언제 쓰나요
사용자는 사업장별로 임금대장을 만들고, 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액 등을 임금을 지급할 때마다 적어야 해요. 월급날마다 한 번씩, 주급이면 주마다 기록이 쌓이는 셈이에요. 근로감독이나 임금 체불 진정, 퇴직금 계산, 4대보험 신고를 확인할 때 가장 먼저 보는 자료라서 작은 가게도 꼭 갖춰 두는 것이 좋아요.
임금명세서와 어떻게 다른가요
| 구분 | 급여대장(임금대장) | 임금명세서 |
|---|---|---|
| 누가 보나요 | 회사가 보관(전 직원 기록) | 근로자 개인에게 줌 |
| 언제 | 임금을 지급할 때마다 기록 | 임금을 지급하는 때 서면(전자문서 포함)으로 교부 |
| 핵심 내용 | 근로일수·시간, 계산 기초, 항목별 금액 | 구성 항목·계산 방법·공제 내역 |
두 문서는 내용이 겹치므로 급여대장을 먼저 정확히 만들고, 직원별 행을 그대로 옮겨 임금명세서를 만들면 실수가 줄어요.
꼭 들어갈 항목 10가지
- 성명
- 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
- 고용 연월일(입사일)
- 종사하는 업무
- 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항(월급제 기준 시간, 시급 등)
- 근로일수
- 근로시간수
- 연장·야간·휴일근로를 시킨 경우 그 시간수
- 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액
- 임금의 일부를 공제한 경우 그 금액
사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 2번(근로자 특정 정보)과 5번(계산 기초)을 적지 않아도 돼요. 그래도 같은 이름이 여러 명이면 구분할 수 있게 적어 두는 편이 좋아요.
작성 예시(한 사람 기준)
| 성명 | 입사일 | 업무 | 근로일수·시간 | 연장 | 기본급 | 수당 | 공제 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 정근로 | 2021-04-01 | 영업 | 22일·209시간 | 6시간 | 2,600,000 | 식대 200,000 / 연장 111,900 | 4대보험·소득세 등 263,400 |
비고에는 "월급제 209시간(주휴 포함) 기준, 연장근로 통상임금 50% 가산"처럼 계산 기초를 한 줄로 남겨 두세요. 나중에 금액이 맞는지 확인할 때 가장 요긴해요.
계산 순서
- 출근부·근무표로 근로일수와 근로시간, 연장·야간·휴일 시간을 확정해요.
- 기본급을 적고, 연장·야간·휴일 근로는 통상임금의 50% 이상을 더해 계산해요.
- 식대 등 수당을 항목별로 나눠 적어요. 비과세 여부는 세법 기준을 따로 확인하세요.
- 국민연금·건강보험·장기요양보험·고용보험 근로자 부담분과 소득세·지방소득세를 공제해요.
- 지급 합계에서 공제 합계를 빼 실지급액을 확인하고, 시간당 금액이 최저임금 이상인지 점검해요.
보존 기간과 과태료
임금대장은 근로계약에 관한 중요한 서류라서 3년간 보존해야 하고, 기간은 마지막으로 써 넣은 날부터 계산해요. 임금대장을 작성하지 않거나 보존하지 않으면 500만 원 이하의 과태료 대상이 될 수 있어요.
자주 하는 실수
- 실지급액만 적고 근로시간·수당 내역을 빼서 계산 근거를 보여 줄 수 없어요.
- 퇴사자 기록을 지워 3년 보존 의무를 놓쳐요.
- 수당을 "기타" 한 칸에 몰아 적어 통상임금·최저임금 판단이 어려워져요.
- 단시간·일용 직원을 대장에서 빼먹어요. 고용 형태와 상관없이 임금을 주면 적어야 해요.
- 공제 근거(4대보험 요율, 가불금 동의 등)를 남기지 않아요.
법령 근거
- 근로기준법 제48조 — 임금대장 및 임금명세서
- 근로기준법 시행령 제27조 — 임금대장의 기재사항
- 근로기준법 시행령 제27조의2 — 임금명세서의 기재사항
- 근로기준법 제42조 — 계약 서류의 보존(3년)
- 근로기준법 시행령 제22조 — 보존 대상 서류 등(임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터)
- 근로기준법 제116조 — 과태료(제48조 위반 500만 원 이하)
법령 확인: 국가법령정보센터(law.go.kr) 2026-10-06. 법령은 바뀔 수 있으니 중요한 내용은 다시 확인하세요.
관련 서식
자주 묻는 질문
직원이 한 명뿐인 작은 가게도 급여대장을 써야 하나요?
네. 임금대장 작성 의무는 상시 근로자 5명 미만 사업장에도 적용돼요. 직원 수가 적을수록 표 하나로 간단히 관리할 수 있어요.
엑셀로 만들어도 되나요?
법이 종이·엑셀 같은 형식을 따로 정하지는 않아요. 법정 기재사항이 빠짐없이 들어가 있고 3년 동안 언제든 꺼내 볼 수 있으면 돼요.
아르바이트 일용직도 적어야 하나요?
임금을 지급했다면 적어야 해요. 다만 사용기간 30일 미만 일용근로자는 생년월일 등 특정 정보와 계산 기초 항목을 생략할 수 있어요.
급여대장과 원천징수 신고 자료는 같은 건가요?
목적이 달라요. 급여대장은 근로기준법상 장부이고, 원천징수 신고는 세법 절차예요. 다만 급여대장 금액이 신고 자료의 기초가 되니 두 금액이 맞는지 매달 확인하세요.
📝 바로 작성하기: 급여대장 무료 작성 — 한글·워드·PDF로 저장돼요.
이 글은 일반적인 정보이고 법률·노무·세무 자문이 아니에요. 개별 사안은 전문가에게 확인하세요. 작성·확인일 2026-10-06.