시말서·경위서 작성법, 둘의 차이는 무엇일까
업무상 실수나 사건이 생겼을 때 시말서와 경위서 중 무엇을 써야 할지, 각각 어떤 항목을 담아야 할지 정리했어요.
회사에서 실수나 사고가 발생하면 "시말서를 써 오라", "경위서를 제출하라"는 요청을 받는 경우가 있어요. 두 문서는 비슷해 보이지만 성격이 분명히 달라요. 시말서는 본인의 잘못을 인정하고 사과하며 재발 방지를 다짐하는 문서이고, 경위서는 잘못 여부와 관계없이 있었던 사실을 객관적으로 설명하는 문서예요. 어떤 문서를 요구받았는지에 따라 작성 방향이 완전히 달라지므로, 제출 전에 반드시 성격을 구분해서 접근하는 것이 중요해요.
시말서와 경위서, 무엇이 다를까
| 구분 | 시말서 | 경위서 |
|---|---|---|
| 성격 | 잘못 인정 + 사과 + 재발 방지 약속 | 사실관계를 객관적으로 설명 |
| 작성 시점 | 본인의 과실·실수가 명확할 때 | 사건의 경과를 기록해야 할 때(과실 여부 불문) |
| 포함 내용 | 사건 개요, 원인, 재발 방지 대책, 사과 | 사건 경위, 관련자, 현재 상태·조치 |
| 활용 | 인사상 참고 자료, 경고·징계 근거 | 사고 보고, 민원 처리, 분쟁 조정 자료 |
시말서에 꼭 들어가야 할 항목
- 작성자 정보 (소속, 직위, 성명)
- 사건 발생일과 장소
- 사건 개요 (무슨 일이 있었는지 한두 줄로 요약)
- 발생 경위 (시간 순서대로 구체적인 서술)
- 원인 분석 (왜 그런 일이 생겼는지)
- 재발 방지 대책 (앞으로 어떻게 개선할지, 구체적인 행동 계획)
- 사과의 말
원인과 재발 방지 대책을 분리해서 적는 것이 중요해요. "확인 소홀로 발생했다"(원인)와 "앞으로는 입력 후 재확인 절차를 거치겠다"(대책)처럼 구체적인 행동으로 연결되도록 쓰면 신뢰도가 높아져요.
경위서에 꼭 들어가야 할 항목
- 작성자 정보 (소속, 직책, 성명, 연락처)
- 사건 발생 일시와 장소
- 관련자 (상대방, 목격자 등)
- 사건 경위 (시간 순서대로, 사실과 추측을 구분)
- 현재 상태와 취한 조치
경위서는 "내 잘못이다"라는 전제가 없는 문서이기 때문에, 사과나 재발 방지 약속을 넣지 않아도 괜찮아요. 다만 사실을 누락하거나 왜곡하면 신뢰를 잃을 수 있으니 구체적인 시간, 장소, 인물 정보를 꼼꼼히 적는 것이 좋아요.
작성 전 체크리스트
- 회사나 기관에서 요구한 것이 시말서인지 경위서인지 먼저 확인했나요?
- 사실과 의견(추측)을 구분해서 썼나요?
- 감정적인 표현보다 구체적인 사실과 행동 계획을 담았나요?
- 제출 전에 사본을 보관해 두었나요?
- 내용이 본인에게 불리하게 해석될 수 있는 부분은 없는지 다시 확인했나요?
시말서는 인사 기록이나 징계 절차에 참고 자료로 쓰일 수 있으므로, 사실관계가 애매하거나 본인이 억울한 부분이 있다면 섣불리 모든 책임을 인정하는 문구를 넣기보다, 있었던 사실을 정확히 적고 필요하면 노무사 등 전문가와 상담한 뒤 제출하는 것을 권해요.
우리 도구로 작성하는 순서
- 시말서 도구 또는 경위서 도구 중 상황에 맞는 것을 선택해요.
- 작성자 정보와 사건 발생일·장소를 입력해요.
- 사건 개요부터 순서대로 내용을 채워요. 미리보기에서 바로 확인할 수 있어요.
- 작성일과 제출 대상을 적고 PDF로 저장하거나 인쇄해서 서명해요.
자주 묻는 질문
시말서와 경위서를 둘 다 요구받으면 어떻게 하나요?
보통 경위서로 사실관계를 먼저 정리하고, 잘못이 확인되면 시말서로 사과와 재발 방지를 추가로 제출하는 경우가 많아요. 회사의 절차를 먼저 확인하세요.
시말서를 제출하면 바로 징계를 받나요?
시말서 제출 자체가 징계는 아니에요. 다만 회사의 취업규칙에 따른 징계 절차에서 참고 자료로 활용될 수 있어요.
경위서는 억울한 상황에서도 써야 하나요?
네. 경위서는 책임을 인정하는 문서가 아니라 사실을 설명하는 문서이므로, 억울한 상황이라도 사실관계를 정확히 적어 제출하는 것이 오히려 본인에게 도움이 될 수 있어요.
내용을 손으로 써야 하나요?
회사마다 다르지만, 이 도구로 작성한 내용을 출력해서 서명·날인하면 충분한 경우가 많아요.