사용 방법

1. 퇴직자의 이름·생년월일과 근무한 부서·직위·담당 업무를 입력해요.
2. 입사일·퇴직일과 용도를 적고, 근로자가 요청한 경우에만 퇴직 사유·임금을 넣어요.
3. 회사 정보와 발급일을 넣고 인쇄해 직인을 찍어 내줘요.

퇴직증명서 작성법

퇴직증명서는 어떤 사람이 언제부터 언제까지 회사에서 일하다 퇴직했는지를 회사가 확인해 주는 문서예요. 근로기준법은 이런 증명서를 「사용증명서」라고 부르고, 근로자가 퇴직한 뒤라도 사용 기간·업무 종류·지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 회사가 사실대로 적어 즉시 내주도록 정하고 있어요(근로기준법 제39조 제1항). 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있어요(같은 법 시행령 제19조).

기본 항목은 퇴직자의 성명·생년월일·주소, 회사명, 부서와 직위, 담당 업무, 근무 기간(입사일~퇴직일), 용도예요. 발급 회사의 이름·주소·사업자등록번호·대표자와 발급일을 적고 회사 직인을 찍어요. 회사에서 발급 대장을 관리한다면 발급번호를 넣어 두면 나중에 진위를 확인하기 쉬워요.

중요한 점은 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적어야 한다는 거예요(근로기준법 제39조 제2항). 퇴직 사유나 임금처럼 민감한 내용은 근로자가 적어 달라고 했을 때만 넣으세요. 이 서식은 퇴직 사유를 기본으로 「적지 않음」으로 두고, 임금 칸도 비워 두면 문서에 나타나지 않게 되어 있어요.

경력증명서와 퇴직증명서는 비슷하지만 쓰임이 조금 달라요. 경력증명서는 담당 업무와 경력을 중심으로, 퇴직증명서는 퇴직 사실과 날짜를 확인하는 데 초점이 있어요. 제출처가 요구하는 이름의 서류를 확인한 뒤 발급하세요. 회사가 아닌 사람이 회사 명의로 만들면 문서 위조가 될 수 있으니 직인은 회사가 직접 날인해야 해요.

증명서를 내주는 회사 쪽에서도 확인할 것이 있어요. 인사 기록의 입사일·퇴직일·직위가 증명서와 같은지, 발급 대장에 발급일과 용도를 남겼는지 확인하세요. 이 도구는 주민등록번호를 받지 않으니, 제출처가 꼭 요구한다면 인쇄한 뒤 직접 적으세요.

퇴직증명서 작성 예시

아래는 「예시로 채우기」를 눌렀을 때 만들어지는 문서와 같은 내용이에요. 이름·주소·금액·번호는 모두 가상의 예시예요.

작성할 때 확인하세요

• 입사일·퇴직일은 인사 기록과 같게 적으세요.
• 퇴직 사유·임금은 근로자가 요청한 경우에만 넣으세요.
• 직인은 회사가 직접 날인하세요.

자세한 설명: 경력증명서 작성법, 발급 기한까지 정리했어요

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