퇴직증명서 쓰는 법과 회사가 꼭 발급해야 하는 경우
퇴직증명서는 이직이나 각종 신청에서 퇴직 사실을 증명하는 서류예요. 회사가 발급해야 하는 기준과 작성 항목을 정리했어요.
퇴직증명서는 근로자가 회사를 그만뒀다는 사실과 근무 기간을 회사가 증명하는 문서예요. 새 직장 입사 서류, 대출이나 지원금 신청, 국민연금·건강보험 자격 확인 등에 쓰여요. 근로기준법은 이를 "사용증명서"라고 부르며, 근로자가 요구하면 회사가 사실대로 내주도록 정하고 있어요.
회사가 발급해야 하는 경우
- 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 청구한 경우
- 퇴직한 뒤 3년 안에 청구한 경우
- 근로자가 요구하면 지체 없이, 사실대로 적어 내줘야 해요.
- 근로자가 요구한 사항만 적어야 해요. 원하지 않는 징계 이력 등을 임의로 적으면 안 돼요.
꼭 들어갈 항목
| 항목 | 예시 |
|---|---|
| 인적 사항 | 성명, 생년월일(주민등록번호 전체는 필요한 경우에만) |
| 근무 기간 | 2022.03.02 ~ 2026.09.30 |
| 퇴직일·퇴직 사유 | 2026.09.30, 개인 사정에 의한 퇴직(근로자가 요구한 경우) |
| 최종 소속·직위·업무 | 마케팅팀 대리, 온라인 광고 운영 |
| 용도 | 제출처 또는 용도(예: 입사 서류 제출용) |
| 발급 회사 | 상호, 사업자등록번호, 주소, 대표자, 직인 |
작성 예시
위 사람은 2022년 3월 2일부터 2026년 9월 30일까지 당사 마케팅팀에서 대리로 근무하며 온라인 광고 운영 업무를 담당하였고, 2026년 9월 30일 퇴직하였음을 증명합니다. 용도: 입사 서류 제출용
퇴직증명서와 경력증명서
퇴직증명서는 "퇴직했다"는 사실이 핵심이고, 경력증명서는 근무 기간 동안 맡은 업무와 직급 변화를 자세히 보여 주는 데 초점이 있어요. 새 회사가 경력 산정을 위해 요구하면 경력증명서가, 퇴직 사실 자체를 확인하려면 퇴직증명서가 맞아요. 서식척척에서 두 서식을 모두 만들 수 있어요.
자주 하는 실수
- 근무 기간을 입사일이 아닌 정규직 전환일부터 적어 경력이 짧게 나와요. 수습·계약직 기간 포함 여부를 확인하세요.
- 퇴직 사유를 회사 마음대로 적어 다툼이 생겨요. 근로자가 요구한 사항만 적어야 해요.
- 직인 없이 출력만 해서 제출처에서 반려돼요.
경력증명서와 무엇이 다른가요
퇴직증명서는 이미 회사를 그만둔 사람이 그 회사에서 일했다는 사실을 증명하는 문서이고, 경력증명서는 재직 중이든 퇴직 후든 맡았던 일과 기간을 자세히 보여 주는 문서예요. 회사마다 이름을 섞어 쓰기도 하니 제출처에서 요구하는 항목이 무엇인지 먼저 확인하세요.
근로자가 요구한 것만 적어요
사용증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 해요. 예를 들어 퇴직 사유나 근무 평가를 적어 달라고 하지 않았다면 회사가 마음대로 넣으면 안 돼요. 요청할 때 「성명, 생년월일, 근무 기간, 직위, 담당 업무」처럼 원하는 항목을 콕 집어 말하세요.
발급 요청 문장 예시
안녕하세요. 2024년 3월부터 2026년 9월까지 영업팀에서 근무한 홍길동입니다. 이직 서류 제출을 위해 퇴직증명서 1부(근무 기간, 직위, 담당 업무 기재)를 이메일(PDF)로 발급해 주시면 감사하겠습니다.
회사가 없어졌다면
폐업 등으로 발급받을 수 없으면 고용보험 피보험자격 이력이나 국민연금 가입 내역처럼 공공기관이 발급하는 서류로 근무 사실을 보여 줄 수 있어요. 제출처가 이 서류로 대신해도 되는지 미리 물어보세요.
자주 하는 실수
- 근무 기간을 입사일·퇴사일이 아니라 「약 2년」처럼 대략 적어요. 날짜까지 정확히 적어야 해요.
- 회사 이름만 있고 사업자등록번호나 직인이 빠져 제출처에서 다시 받아 오라고 해요.
- 여러 부서를 옮겨 다녔는데 마지막 부서만 적어 경력이 짧아 보이게 돼요. 부서별 기간을 나눠 적어 달라고 요청하세요.
법령 근거
- 근로기준법 제39조 — 사용증명서
- 근로기준법 시행령 제19조 — 사용증명서의 청구(30일 이상 근무, 퇴직 후 3년)
- 근로기준법 제40조 — 취업 방해의 금지
법령 확인: 국가법령정보센터(law.go.kr) 2026-10-06. 법령은 바뀔 수 있으니 중요한 내용은 다시 확인하세요.
자주 묻는 질문
회사가 퇴직증명서를 안 해 주면 어떻게 하나요?
30일 이상 근무하고 퇴직 후 3년 안에 청구했는데 거부하면 근로기준법 위반이에요. 관할 지방고용노동관서에 진정할 수 있어요.
퇴직 사유를 빼고 받을 수 있나요?
네. 사용증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 해요. 원하지 않는 내용은 빼 달라고 요청하세요.
폐업한 회사의 퇴직증명은요?
회사에서 받을 수 없다면 국민연금·건강보험 자격득실 확인서나 고용보험 이력 등으로 근무 사실을 대신 증명하는 경우가 많아요.
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이 글은 일반적인 정보이고 법률·노무·세무 자문이 아니에요. 개별 사안은 전문가에게 확인하세요. 작성·확인일 2026-10-06.