공문 쓰는 법: 회사·단체 공문 형식과 항목 번호 매기는 법
공문은 기관이나 회사가 대외적으로 보내는 공식 문서예요. 행정기관 공문 작성 기준을 참고해 회사·단체에서도 쓸 수 있게 정리했어요.
공문은 받는 쪽이 한눈에 "누가, 누구에게, 무엇을 요청하거나 알리는지" 알 수 있어야 해요. 행정기관은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」(옛 이름 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」)과 그 시행규칙에 공문서 작성 방법을 정해 두었고, 기업과 단체도 이 형식을 많이 따라요. 형식을 지키면 내용이 짧아도 신뢰감 있는 문서가 돼요.
공문의 구성
| 부분 | 내용 |
|---|---|
| 두문 | 기관(회사)명, 수신(받는 곳), (경유), 참조 |
| 본문 | 제목, 내용, 붙임 |
| 결문 | 발신 명의, 기안자·검토자·결재권자, 시행 번호와 날짜, 주소·연락처 |
항목 번호 순서
내용을 나눌 때는 1., 2. → 가., 나. → 1), 2) → 가), 나) → (1), (2) → (가), (나) 순서로 써요. 하위 항목은 상위 항목보다 두 칸씩 들여 써요. 항목이 하나뿐이면 번호를 붙이지 않아요.
표기 요령
- 날짜는 숫자로 쓰고 연·월·일 글자를 빼고 마침표로 구분해요: 2026. 10. 6.
- 시간은 24시각제로 쌍점을 써요: 14:30
- 금액은 숫자 뒤 괄호에 한글을 병기하는 방식이 많이 쓰여요: 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
- 본문이 끝나면 한 칸 띄우고 "끝."을 적어요. 붙임이 있으면 붙임 표시 다음에 "끝."을 적어요.
작성 예시
수신 가나구청장(문화체육과장)
제목 2026 가나동 주민 체육대회 장소 사용 협조 요청
1. 귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.
2. 우리 협회는 주민 화합을 위하여 아래와 같이 체육대회를 개최하고자 하오니 운동장 사용을 허가하여 주시기 바랍니다.
가. 일시: 2026. 11. 7.(토) 09:00~17:00
나. 장소: 가나구민운동장
다. 참가 인원: 약 300명
붙임 행사 계획서 1부. 끝.
자주 하는 실수
- 제목이 "협조 요청"처럼 막연해서 무엇을 요청하는지 알 수 없어요. 대상과 목적을 함께 넣으세요.
- 수신처의 담당 부서를 몰라 기관장 앞으로만 보내 처리가 늦어져요. 괄호 안에 담당 부서를 적으세요.
- "끝." 표시를 빠뜨려 뒤에 내용이 덧붙여질 여지를 남겨요.
- 시행 번호와 날짜가 없어 나중에 문서를 찾기 어려워요.
근거와 참고
- 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제7조 — 문서 작성의 일반원칙
- 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제2조 — 문서의 작성 기준(항목 구분, 날짜·시간 표기)
법령 확인: 국가법령정보센터(law.go.kr) 2026-10-06. 법령은 바뀔 수 있으니 중요한 내용은 다시 확인하세요.
민간 회사·단체는 위 규정의 적용 대상은 아니지만, 같은 형식을 쓰면 관공서와 문서를 주고받기 편해요.
민간 회사 공문 예시
수신: ○○주식회사 대표이사(경유: 구매팀장)
제목: 2026년 4분기 납품 단가 조정 요청
1. 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다.
2. 원자재 가격 상승에 따라 2026년 11월 1일 납품분부터 아래와 같이 단가 조정을 요청드립니다.
가. 대상 품목: A-100 외 2종
나. 조정 내용: 붙임 단가표 참조
붙임 단가표 1부. 끝.
작성 전 체크리스트
- 제목만 읽어도 무슨 일인지 알 수 있는지(「협조 요청」보다 「납품 단가 조정 요청」처럼)
- 항목 번호가 1. → 가. → 1) → 가) 순서로 이어지는지
- 날짜는 「2026. 10. 6.」처럼, 금액은 「금 1,000,000원(금일백만원)」처럼 표기했는지
- 붙임 문서 이름과 수량을 적고 마지막에 「끝.」을 붙였는지
- 보내는 회사 이름, 담당자 연락처, 문서번호와 시행일을 적었는지
공공기관에 보낼 때
공공기관에 내는 공문은 기관이 정한 서식이나 제출 방법(전자문서, 민원 시스템)이 따로 있을 수 있어요. 보내기 전에 담당 부서에 받는 방법을 확인하고, 같은 내용을 여러 번 보내지 않도록 문서번호를 관리하세요.
자주 묻는 질문
회사 공문에도 직인이 필요하나요?
대외 공문은 회사 직인(또는 대표이사 인)을 찍는 경우가 많아요. 내부 규정에 따라 전자결재로 대신하기도 해요.
"귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다"는 꼭 써야 하나요?
관례적인 인사말이라 생략해도 돼요. 행정기관도 간결한 문서를 권장하는 추세예요.
이메일로 보낸 공문도 효력이 있나요?
받는 쪽이 이메일 접수를 인정하면 돼요. PDF로 만들어 직인을 찍은 상태로 보내는 경우가 많아요.
📝 바로 작성하기: 공문 무료 작성 — 한글·워드·PDF로 저장돼요.
이 글은 일반적인 정보이고 법률·노무·세무 자문이 아니에요. 개별 사안은 전문가에게 확인하세요. 작성·확인일 2026-10-06.