📬 발주서

이런 상황에서 써요

발주서는 회사나 개인사업자가 필요한 물품이나 용역을 공급자에게 주문할 때, 무엇을 얼마나, 언제까지, 어떤 조건으로 받을지를 정리해서 전달하는 문서예요. 사무용품처럼 소소한 소모품을 주문할 때도 쓰지만, 원재료나 부품처럼 금액이 크고 거래가 반복되는 경우에는 발주서를 남겨두는 것이 특히 중요해요. 구두나 메신저로만 주문하면 나중에 수량이나 단가에 대한 기억이 서로 달라 분쟁이 생길 수 있는데, 발주서로 조건을 문서화해두면 이런 혼선을 줄일 수 있어요.발주서와 비슷한 문서로 견적서, 주문서, 계약서가 있는데 역할이 조금씩 달라요. 견적서는 공급자가 "이 가격에 해드릴 수 있어요"라고 먼저 제안하는 문서이고, 발주서는 그 제안을 받은 쪽(또는 협의를 마친 쪽)이 "이 조건으로 주문하겠습니다"라고 확정해서 보내는 문서예요. 소규모 거래에서는 별도의 계약서 없이 견적서와 발주서만으로 거래가 이루어지는 경우도 많지만, 거래 규모가 크거나 장기간 반복되는 거래라면 별도의 계약서를 함께 작성하는 것이 안전해요.발주서에는 발주자와 공급자의 정보, 발주일과 희망 납기일, 납품 장소, 결제 조건을 기본적으로 담고, 품목별로 규격, 수량, 단위, 단가를 표로 정리해서 합계 금액을 명확히 밝히는 것이 일반적이에요. 특히 수량과 단가는 작은 오타나 착오도 금액에 큰 영향을 줄 수 있으므로, 발주서를 보내기 전에 공급자와 다시 한번 확인하는 과정을 거치는 것이 좋아요.발주서를 보냈다고 해서 곧바로 법적인 계약이 성립하는지는 상황에 따라 달라요.

공급자가 발주 내용에 동의하고 승낙하는 절차(회신, 확인 서명, 선금 입금 등)가 있어야 계약으로서 효력이 분명해지는 경우가 많아요. 또한 발주서는 세금계산서를 대신하지 않으므로, 거래가 실제로 이루어진 뒤에는 공급자가 세금계산서나 계산서를 별도로 발행해야 해요.발주서를 처음 써 보는 경우라면, 기존에 공급자와 주고받은 견적서나 메일 내용을 참고해서 품목명과 단가를 똑같이 맞추는 것이 좋아요. 발주서의 품목명이나 단가가 견적서와 다르면 공급자 쪽에서 혼란을 겪을 수 있고, 금액 차이로 인한 분쟁의 소지도 생길 수 있어요. 특히 반복 거래라면 지난 발주서를 참고해서 일관된 형식으로 작성하는 것이 서로의 업무를 수월하게 만들어줘요. 발주서를 보낸 뒤에는 공급자로부터 수락 여부를 회신받아 기록해두면, 나중에 발주 내용을 두고 이견이 생겼을 때 참고할 수 있는 근거가 돼요. 처음 거래하는 공급자라면 사업자등록번호나 통신판매업 신고 여부 등을 확인해두면 거래의 안정성을 높일 수 있어요.

사용 방법

1. 발주자(우리 회사)와 수신(공급자)의 정보를 입력해요.
2. 발주일, 희망 납기일, 납품 장소, 결제 조건을 적어요.
3. 발주 품목에 품목명, 규격, 수량, 단위, 단가를 행마다 입력해요. 입력하면 합계가 자동으로 계산돼요.
4. 비고에 특이사항을 적고, 공급자와 다시 확인한 뒤 인쇄하거나 PDF로 저장해 전달해요.

작성할 때 확인하세요

• 발주서는 공급자와 조건을 충분히 협의한 뒤 보내는 것이 안전해요. 일방적으로 보낸 발주서는 분쟁의 원인이 될 수 있어요.
• 이 문서는 세금계산서가 아니에요. 거래가 확정되면 공급자가 세금계산서(또는 계산서)를 별도로 발행해야 해요.
• 수량·단가·납기 등 핵심 조건은 발주 전에 서면(이메일 등)으로 다시 확인하면 분쟁을 예방할 수 있어요.
• 발주 취소나 변경이 필요한 경우의 처리 방법을 미리 정해두면 좋아요.

자세한 설명: 발주서 작성법, 견적서·계약서와 헷갈리지 않게 정리했어요

자주 묻는 질문