💰 지출결의서

이런 상황에서 써요

지출결의서는 회사에서 돈을 쓰기 전이나 쓴 뒤에, 누가, 언제, 무엇에, 얼마를 썼는지를 정리해서 결재권자의 승인을 받는 내부 문서예요. 접대비, 사무용품비, 출장 교통비, 소모품비처럼 일상적으로 반복되는 소액 지출부터, 행사비나 프로젝트 비용처럼 금액이 큰 지출까지 다양한 상황에서 쓰여요. 회사마다 "지출결의서", "지출요청서", "비용청구서" 등 이름이 조금씩 다를 수 있지만, 지출 내용을 항목별로 정리하고 합계 금액을 명확히 밝힌 뒤 결재를 받는다는 기본 구조는 비슷해요.지출결의서를 작성하는 방식은 회사 규모와 내부 규정에 따라 달라요. 사전 결재형은 지출하기 전에 결의서를 올려 승인을 받은 뒤 집행하는 방식이고, 사후 정산형은 이미 쓴 금액을 나중에 정리해서 결재받는 방식이에요. 법인카드를 많이 쓰는 회사라면 카드 사용 내역을 바탕으로 사후에 지출결의서를 작성하는 경우가 많고, 현금이나 가지급금을 미리 받아 쓰는 경우에는 사용 후 영수증을 첨부해 정산하는 방식을 쓰는 경우가 많아요.지출결의서 자체는 돈을 썼다는 증거가 아니라, 지출 내용을 정리해서 승인받는 절차적인 문서예요. 실제로 돈을 주고받았다는 증빙은 영수증, 세금계산서, 카드 매출전표 같은 별도 자료로 남겨야 해요. 세무 신고나 회계 처리를 위해서는 이런 증빙 자료가 더 중요한 역할을 하므로, 지출결의서를 작성했다고 해서 증빙 보관을 소홀히 하면 안 돼요.또한 회사마다 결재 규정(전결 규정)이 다르기 때문에, 금액 구간별로 결재해야 하는 사람이 달라지는 경우가 많아요.

예를 들어 소액은 팀장 결재로 끝나지만, 일정 금액 이상은 부서장이나 대표이사 결재까지 필요한 식이에요. 지출결의서를 작성하기 전에 자신이 속한 조직의 결재 규정을 확인해 두면 반려되거나 절차를 다시 밟는 수고를 줄일 수 있어요.지출결의서를 쓸 때는 지출 항목을 너무 뭉뚱그려 적지 않는 것이 좋아요. "기타 비용"처럼 모호하게 적으면 결재자가 내용을 판단하기 어렵고, 나중에 회계 처리를 할 때도 분류가 애매해질 수 있어요. 가능하면 "거래처 접대비", "사무용품 구매", "출장 교통비"처럼 구체적인 항목명을 쓰고, 내용 칸에는 언제·어디서·누구와·무엇을 했는지를 간단히라도 남겨두면 나중에 다시 확인할 때도 도움이 돼요. 또한 영수증이나 카드 매출전표는 사진이나 스캔 파일로 미리 백업해두면, 원본을 분실하더라도 지출 내용을 증명하는 데 도움이 될 수 있어요. 결재가 늦어질 것 같으면 결재자에게 미리 상황을 알려 양해를 구하는 것도 업무를 매끄럽게 진행하는 방법이에요.

사용 방법

1. 신청자 정보(부서, 성명, 직위, 신청일)를 입력해요.
2. 지출 내역에 지출일자, 항목, 내용, 금액을 행마다 입력해요. 금액을 입력하면 합계가 자동으로 계산돼요.
3. 지급 방법(법인카드·현금·계좌이체 등)과 지급 예정일, 결재자를 입력해요.
4. 비고에 영수증 첨부 여부 등을 적고 제출 대상을 넣어 인쇄하거나 PDF로 저장해 제출해요.

작성할 때 확인하세요

• 지출결의서는 영수증·카드매출전표·세금계산서 같은 지출증빙을 대신하지 않아요. 원본 증빙은 꼭 함께 보관하세요.
• 회사의 결재 규정(전결 규정)에 따라 결재선이 다를 수 있으니 미리 확인하세요.
• 가지급금으로 먼저 받아 썼다면 정해진 기한 안에 정산하는 것이 좋아요.
• 법인카드를 사용했다면 카드 사용 내역과 결의서 금액이 일치하는지 다시 확인하세요.

자세한 설명: 지출결의서 작성법과 결재 전 확인할 것

자주 묻는 질문